Uw agents vergeten telkens wat de andere al hadden gevonden

Stel u een team voor met vier agentworkflows. De eerste volgt nieuws van leveranciers. De tweede beoordeelt leads. De derde schrijft de weekoverzichten. De vierde beantwoordt vragen van sales.

Op maandagochtend ontdekt de eerste agent dat een leverancier zijn prijzen heeft aangepast. Twee uur later ontdekt de tweede agent dezelfde wijziging en meldt die als nieuw. Op woensdag leest de overzichtsagent een oude notitie en herhaalt een besluit dat het team vorige week had ingetrokken. Iemand moet het met de hand terugdraaien.

Niemand heeft een fout gemaakt. Elke agent deed waarvoor hij gebouwd was. Maar elke workflow had zijn eigen geheugen, en geen van de agents wist wat de andere al hadden gevonden. Het team heeft vier geheugens en geen gedeeld geheugen.

Dit beeld is niet alleen een gedachte-experiment. Eén gebruiker met vier agentworkflows beschreef bijna precies hetzelfde. Een onderzoeksagent vond 's ochtends vroeg iets. Een tweede agent vond later hetzelfde en markeerde het als nieuw. Dezelfde persoon vertelde hoe een nieuwe sessie een oud besluit uit het geheugen las en een bewuste wijziging in de eigen configuratie terugdraaide.

De oplossingen die deze gebruiker probeerde, zijn het lezen waard, omdat elke poging op een leerzame manier mislukte. Eerst kregen alle agents een gedeelde spreadsheet als kladblok. Die raakte vol met honderden rijen half afgemaakte notities. Daarna hield de gebruiker met de hand een bestand met besluiten bij, met een prompt die de agents vroeg alles op elkaar af te stemmen. Daarna kreeg elke herinnering een score voor hoe recent die was. Geen van deze oplossingen hield stand.

Een eerlijke kanttekening: dit is één stem, geen onderzoek, en de schrijver bouwt zelf een product voor dit probleem. De vorm van het probleem is toch de moeite waard om te doordenken.

De voor de hand liggende oplossing is één geheugen waarin elke agent kan lezen en schrijven. Dat lost het eerste probleem op. De tweede agent zou zien dat de prijswijziging al bekend is.

Maar kijk wat het verder doet. Elke agent schrijft nu op dezelfde plek. Een verkeerde gok uit één run wordt een feit voor alle andere runs. Een besluit dat u hebt teruggedraaid, staat nog in de opslag, naast het nieuwe, en de agent moet raden welk besluit telt. Gegevens van de ene klant kunnen opduiken in werk voor een andere. Als de nieuwste schrijfactie wint, wint ook de nieuwste fout.

Geheugen dat zichzelf vult, is ook geheugen dat niemand heeft gecontroleerd. Kennis delen tussen agents is geen opslagvraag. Het is een ontwerpvraag: iemand moet beslissen wat erin gaat, wie het controleert en wanneer het eruit gaat.

Een eenvoudige manier om dit te ontwerpen: verdeel alles wat een agent zou kunnen bewaren over drie stapels.

Delen. Feiten die voor elke flow gelden en die een mens heeft gecontroleerd. Productgegevens, beleid, prijslijsten, besluiten die van kracht zijn. Die horen in één referentiecollectie waarin meerdere agents kunnen zoeken. Iemand is eigenaar. Er komt bewust iets in, en er gaat bewust iets oud uit.

Bewust onthouden. Kleine waarden met een naam die één flow nodig heeft bij de volgende run. De datum van het laatste item dat de flow verwerkte. De lijst met leveranciers die al gemeld zijn. Een teller. Houd deze lijst kort en geef elke waarde een reden. Kunt u niet zeggen waarom een waarde wordt onthouden, dan hoort die er niet in.

Nooit meenemen. Al het andere. Concepten en gokken uit één run. Persoonsgegevens die één keer nodig waren. Gegevens van één klant. Alles waar geen mens naar heeft gekeken. Als de run eindigt, eindigt dit ook.

Een vierde ding wordt vaak met geheugen verward: de overdracht binnen één run. Als stap twee gebruikt wat stap één opleverde, is dat geen geheugen. Het is de run die zijn werk doet, en het hoort te stoppen als de run stopt.

Een eenvoudige uitleg van hoe agents tools en gegevens gebruiken, vindt u in wat een AI agent is. En als een agent toch een oud besluit terughaalt, moet u kunnen zien welke run wat las. Daarvoor dient een runverslag.

In EpicStaff heeft elke stapel een eigen plek.

Gedeelde kennis. U uploadt documenten naar een kenniscollectie (knowledge collection), in de UI of via de API. Meerdere agents en meerdere flows kunnen in dezelfde kenniscollectie zoeken. Dat is de gedeelde stapel: één referentie, veel lezers.

Wie er iets aan toevoegt. Agents zoeken in knowledge bases, maar voegen er niets aan toe; om iets te bewaren voor later, slaat een flow gekozen waarden op tussen runs, of schrijft een Python-tool een bestand naar gedeelde opslag. Documenten komen in een collectie door ze te uploaden, dus uw team bepaalt wat erin gaat.

Bewust onthouden. Elke run begint met de eigen startwaarden van de flow plus wat u meegeeft; er gaat niets over naar een volgende run, tenzij de flow waarden kiest om te onthouden. Onthouden waarden horen bij één flow, en iedereen in de organisatie die die flow draait, deelt ze. Geheugen per gebruiker is niet beschikbaar.

Binnen één run. Binnen een flow kan elke stap lezen wat eerdere stappen hebben opgeleverd, via de gedeelde variabelen (shared variables) van de flow. Dat is de overdracht, geen geheugen.

Inzien en verwijderen. U kunt kennisdocumenten bekijken en verwijderen in de UI en via de API; waarden die een flow onthoudt, zijn via de API te lezen en worden gewist door ze uit de configuratie van de flow te verwijderen.

Het vertrekpunt is dus de derde stapel. Een run bewaart niets voor de volgende keer, tenzij u daarvoor hebt gekozen.

Vul dit blad in voor elke flow voordat u uw volgende agent koppelt. Het kost tien minuten.

	Delen	Bewust onthouden	Nooit meenemen
Wat hoort hier	Gecontroleerde feiten die elke flow mag gebruiken	Een paar benoemde waarden die deze flow bij de volgende run nodig heeft	Concepten, gokken, eenmalige persoonsgegevens, gegevens van één klant
Wie zet het erin	Een benoemde eigenaar, bewust	Het ontwerp van de flow, waarde voor waarde	Niemand
Hoe gaat het eruit	De eigenaar verwijdert het als het verouderd is	U verwijdert het uit de configuratie van de flow	Het eindigt met de run
In EpicStaff	Een kenniscollectie waarnaar u documenten uploadt; meerdere agents en flows kunnen erin zoeken	Waarden die een flow tussen runs onthoudt, één set per flow	Wordt niet bewaard; binnen één run delen stappen resultaten via de gedeelde variabelen van de flow

Vragen voor elke tool, de onze inbegrepen. Ons eigen antwoord staat bij elke vraag.

Kunnen meerdere agents dezelfde kennis lezen? EpicStaff: ja. Meerdere agents en meerdere flows kunnen in dezelfde kenniscollectie zoeken. Kan een agent zelf iets toevoegen aan de gedeelde kennis? EpicStaff: nee. Agents zoeken in knowledge bases, maar voegen er niets aan toe. Onthoudt een nieuwe run standaard de vorige? EpicStaff: nee. Er gaat niets over naar een volgende run, tenzij de flow waarden kiest om te onthouden. Kan elke gebruiker een eigen geheugen hebben? EpicStaff: nee. Onthouden waarden horen bij één flow en worden gedeeld door iedereen in de organisatie die die flow draait. Kan ik zien en verwijderen wat er is opgeslagen? EpicStaff: ja voor kennisdocumenten, in de UI en via de API. Waarden die een flow onthoudt, zijn via de API te lezen en worden gewist door ze uit de configuratie van de flow te verwijderen. Een tool kan u de plekken geven. Welk feit op welke stapel hoort, blijft een besluit van uw team. Leg het vast en geef elke stapel een eigenaar.