Iemand heeft de flow vrijdag gewijzigd. Niemand weet wie.

Maandagochtend geeft een flow die vorige week nog goed werkte, ineens andere antwoorden. De intake-agent slaat nu een veld over dat hij eerder altijd invulde. Er is iets veranderd.

De tool laat zien dat de flow vrijdagmiddag is gewijzigd. Maar niet wie de wijziging heeft aangebracht of hoe de flow er daarvoor uitzag. Drie mensen hebben bewerkrechten. Alle drie zeggen ze dat ze alleen hebben gekeken.

Waarschijnlijk liegt niemand. Maar niemand kan het controleren. Het team besteedt de hele ochtend aan het stap voor stap nalopen van de flow, in een poging zich te herinneren hoe die er daarvoor uitzag.

Dit soort verhalen komt steeds terug op gebruikersforums over automatiserings- en agenttools.

Eén team meldde dat het referentiegegevens opslaat in tabellen binnen de automatiseringstool. De rapportageworkflows vallen uit als iemand die tabellen wijzigt. Het team kon nergens terugvinden wie een wijziging had aangebracht en vond ook geen manier om een eerdere versie terug te halen. Als noodoplossing bewaart het team nu een kopie in een spreadsheet. Het team geeft zelf aan dat dit geen goede oplossing is.

Een andere gebruiker meldde dat die per ongeluk een eigen tabel had overschreven. De gebruiker zocht naar een rollback, een versie of een back-up, maar vond niets. De gegevens konden alleen worden hersteld doordat een oudere run toevallig de volledige tabel bevatte. Het advies dat de gebruiker kreeg, was om zelf een geplande back-upstap te bouwen.

Een derde team meldde problemen met het verwijderen van gegevens. Het team had een pipeline gebouwd om vastgelegde agent-runs te verwijderen vanwege compliance-eisen. Op een verwijderverzoek kwam alleen de melding dat de runs in de wachtrij stonden. Er volgden geen opdrachtnummer, aantal of status. Een week later waren alle runs nog steeds zichtbaar. Het team kon niet vaststellen of de verzoeken waren mislukt of nog in behandeling waren.

Drie teams, hetzelfde probleem. Niemand kon achterhalen wie iets had gewijzigd, een eerdere versie herstellen of aantonen dat gegevens daadwerkelijk waren verwijderd.

In een gewone applicatie blijft een wijziging aan een formulier meestal beperkt tot dat formulier. In een workflow met AI agents kan zelfs een kleine aanpassing het gedrag veranderen. Een nieuwe zin in een prompt, een andere tool voor een agent of een nieuw document in een kennisbank kan invloed hebben op elke volgende run. Lees ook wat een AI agent is.

De flow, prompts, tools en documenten maken deel uit van de harness: de laag die bepaalt wat een agent mag doen en wat er wordt vastgelegd. In een eerder artikel bespraken we wie de agent-harness controleert. De wijzigingsgeschiedenis is een praktisch onderdeel van die controle.

Na een mislukte wijziging wilt u antwoord op vier vragen:

Wie heeft de wijziging aangebracht? Een naam, geen vermoeden. Hoe zag het er daarvoor uit? Een opgeslagen versie die u kunt openen en vergelijken. Kan ik terug naar de vorige versie? Binnen enkele minuten, zonder de flow opnieuw uit uw geheugen te moeten opbouwen. Zijn de gegevens echt verwijderd? Als u iets verwijdert, wilt u een duidelijk antwoord waaruit blijkt dat het verwijderen is voltooid.

Hieronder leest u wat EpicStaff op elk van deze punten vastlegt.

Wie een flow heeft gewijzigd. Een flow legt vast wie deze heeft aangemaakt en wanneer deze voor het laatst is gewijzigd. De flow legt niet vast wie de wijziging heeft aangebracht.

Eerdere versies. Een flow opslaan maakt niet automatisch een versie aan. U slaat zelf een versie op als momentopname en kiest daarvoor een naam. In de versie wordt niet vastgelegd wie deze heeft opgeslagen.

Teruggaan naar een eerdere versie. U kunt een eerdere versie terugzetten. Daarbij kunt u ervoor kiezen om eerst de huidige toestand op te slaan.

Kennisdocumenten. Bij een kennisdocument worden geen gebruiker en geen tijdstip vastgelegd. EpicStaff kan u dus niet vertellen wie een document heeft toegevoegd of wanneer dat is gebeurd.

Verwijderen. Flows, kenniscollecties en documenten worden standaard definitief verwijderd. Het verwijderen gebeurt direct en het antwoord vermeldt wat er is verwijderd. Er is geen verwijderstatus die u later kunt controleren.

Gebruikers. Gebruikers worden gedeactiveerd, niet verwijderd.

Runs. Bij elke run wordt vastgelegd wie of wat deze heeft gestart: een gebruiker, de API key van een gebruiker, de systeemsleutel of een trigger, zoals een schema, webhook, Telegram, een bovenliggende flow of een handmatige start. Als u runs exporteert als JSON of CSV, vermeldt elke regel opnieuw wie of wat de betreffende run heeft gestart. Dit wordt per run vastgelegd, niet per bericht. Wat een bruikbaar runverslag bevat, bespraken we in De AI agent is klaar. Niemand kan zeggen wat hij deed.

EpicStaff kan dus antwoord geven op de vragen 'Wie heeft deze run gestart?' en 'Kan ik terug naar een eerdere versie?'. Maar niet op de vragen 'Wie heeft deze flow bewerkt?' en 'Wie heeft dit document toegevoegd?'. Voor die laatste twee vragen moet u zelf zorgen voor een registratie binnen uw werkwijze.

Stel deze vragen bij elk platform voor AI agents of automatisering. In de laatste kolom ziet u het huidige antwoord voor EpicStaff, inclusief de beperkingen.

Vraag	Wat een goed antwoord laat zien	EpicStaff nu
1. Wordt bij elke wijziging van een workflow vastgelegd wie deze heeft aangebracht?	Een naam en tijdstip bij elke wijziging	Nee. Een flow legt vast wie hem heeft aangemaakt en wanneer hij het laatst is gewijzigd, niet wie hem heeft gewijzigd.
2. Kan ik een eerdere versie openen?	Opgeslagen versies die u kunt openen en vergelijken	Deels. Versies zijn momentopnamen die u met de hand opslaat. Een versie legt niet vast wie hem heeft opgeslagen.
3. Kan ik terugzetten?	Terugzetten in één stap, zonder de huidige toestand te verliezen	Ja. U kunt een eerdere versie terugzetten en ervoor kiezen om eerst de huidige toestand op te slaan.
4. Leggen kennisdocumenten vast wie ze toevoegde en wanneer?	Een gebruiker en een tijdstip bij elk document	Nee. Een kennisdocument legt geen gebruiker en geen tijdstip vast.
5. Kan ik aantonen dat iets is verwijderd?	Een duidelijk resultaat, of een status die u later kunt controleren	Deels. Het verwijderen gebeurt direct, en het antwoord zegt wat er is verwijderd. Er is geen verwijderstatus om later te controleren. Verwijderen is standaard definitief.
6. Wat gebeurt er met de geschiedenis van iemand die vertrekt?	Het account wordt gesloten, niet gewist	Gebruikers worden gedeactiveerd, niet verwijderd.
7. Legt elke run vast wie of wat hem startte?	Een gebruiker, een sleutel of een trigger bij elke run	Ja, per run. De export als JSON of CSV herhaalt het op elke regel.

Als een tool bepaalde wijzigingen niet zelf registreert, kunt u dat met uw eigen werkwijze opvangen. Deze gewoonten werken nu al met EpicStaff en met de meeste andere tools.

Sla vóór elke wijziging een benoemde versie op. Neem de datum, uw naam en de reden voor de wijziging op in de versienaam. Bijvoorbeeld: '2026-10-09 · Anna · intake-prompt vraagt om postcode'. De versie zelf legt niet vast wie deze heeft opgeslagen. De naam die u eraan geeft, kan die informatie wel bevatten.

Bewaar de flow in Git. Exporteer de flow naar een bestand en commit dit onder uw eigen naam. Git registreert dan wie het bestand heeft gewijzigd, wanneer dat gebeurde en welke toelichting bij de wijziging hoort. U kunt ook twee versies met elkaar vergelijken. Spreek als team af dat een wijziging pas in EpicStaff wordt doorgevoerd nadat deze in Git is vastgelegd.

Bewaar brondocumenten op een plek waar wijzigingen worden geregistreerd. Bewaar de originelen van uw kennisdocumenten in een systeem dat bijhoudt wie wijzigingen aanbrengt, zoals een documentmanagementsysteem of een Git-repository. Upload de documenten van daaruit naar EpicStaff. Zo blijft de wijzigingsgeschiedenis bij de bron bewaard.

Bewaar het antwoord op een verwijderverzoek. Het antwoord vermeldt wat er is verwijderd. Bewaar dit bij het ticket of wijzigingsverslag waarin om de verwijdering is gevraagd. Zo hebt u bewijs van wat er is verwijderd. Exporteer of maak een back-up van gegevens die u later mogelijk nog nodig hebt voordat u ze verwijdert.

Geen van deze gewoonten is ingewikkeld. Samen zorgen ze ervoor dat u op maandagochtend niet meer hoeft te vragen 'Wie heeft dit gewijzigd?', maar het antwoord binnen twee minuten kunt opzoeken.